Zarządzanie profilami w aplikacji JobRouter

Rozwój firmy jest nierozerwalnie związany ze skutecznością podejmowanych przez nią działań. Jest to tym bardziej istotne w trudnych warunkach gospodarczych i rynkowych. Samo stawianie sobie ambitnych celów biznesowych i projektowych jednak nie wystarczy. Współpraca z klientami, partnerami oraz na strukturą usług, to jeden aspekt. Drugi skupia się na tym, co na pierwszy rzut oka niewidoczne - procesach wewnętrznych. To w zasadzie one stanowią trzon organizacji, który wraz z jej rozwojem odpowiada za jej systematyczny rozwój i kolejne sukcesy. Oprócz ich świadomego budowania, jest ciągła optymalizacja. Problemy związane z pandemią pokazały, jak istotna jest digitalizacja tych elementów, pozwalająca na większą elastyczność i skuteczność w działaniu. Jednym z aspektów cyfryzacji procesów jest m.in. zarządzanie profilami. Zobaczmy jak radzi sobie z tym aplikacja Jobrouter i co daje jej użytkownikom.

Zarządzanie profilami w aplikacji - od czego zacząć?

Zarządzanie profilami JobRouter to tak zwana funkcja multiuser. Ma ona kilka zastosowań, gdzie do podstawowych możemy zaliczyć współdzielenie dostępu w ramach konta przez różnych użytkowników, a po drugie zarządzanie zakresem dostępu i uprawnień oraz uproszczenie przetwarzania regularnie przetwarzanych procesów.  Opcję znajdziesz w menu systemowym.

Aby móc przetwarzać informacje na temat danej firmy lub osoby powiązanej z firmą należy utworzyć nowy rekord podając kluczowe dane (głównie: nazwa / imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o projekcie). Ze względu na system uprawnień możliwa jest opcja dodania lub aktualizacji rekordów, która może ale nie musi być do zatwierdzenia przez dodatkową osobę. 

  • Jeżeli dany rekord wcześniej nie funkcjonował w aplikacji, podajemy dane projektowe, numer projektu, dane kontaktowe, możemy również podać osobę odpowiedzialną po stronie firmy oraz kluczowe elementy procesu.
  • Przy edycji warto skupić się na notowaniu zmian w ramach profilu, dodaniu niezbędnych plików oraz przyznawaniu dostępu do konta dla poszczególnych użytkowników. 
  • Do danego profilu można przypisać alerty związane z danym elementem, datą lub wydarzeniem. Powiadomienie może otrzymać osoba tworząca dany profil (administrator) i/lubi inni użytkownicy posiadający dostęp. Przyjmuje on formę floating bar na ekranie, można również ustawić alert w ramach aplikacji i pod postacią maila.
  • Zwróć uwagę na opcję zarządzania ustawieniami fabrycznymi (domyślnymi) z poziomu samej organizacji. 

W celu efektywnego przejścia do aplikacji i skutecznego zarządzania projektami w JobRouter, warto przygotować się do tego dzieląc sobie zasoby na wymagane elementy i części, które należy przetworzyć, niż robić wszystko za jednym razem. Pozwala to na zachowanie większej kontroli i uniknięcie błędów.

Wprowadzenie do aplikacji wymienionych funkcji było istotne z perspektywy zarządzania procesami, jak i pochodziły z wyraźnych sygnałów użytkowników testujących produkt. Funkcja multiuser zwiększa płynność przepływu informacji i pomaga zniwelować efekt wąskiego gardła kiedy wybrane dane są ograniczone tylko do jednej osoby. Dodatkowo łatwe zarządzanie sprawia, że korzystanie z rozwiązań jest intuicyjne i ogranicza czas na żmudne administracyjne działania. Spodziewany efekt jest jasno określony. Wszelkie zmiany są płynnie wdrażane bez wprowadzania zamieszania w ramach konta. Przyśpieszenie procesu ponadto pozwala na przeprowadzenie płynnego monitoringu informacji, a co za tym idzie pozwala uniknąć kłopotów na linii firma - firma / osoba / projekt.  

Techniczne zarządzanie profilami JobRouter

Profil jest niczym innym jak wydzieloną strefą w ramach programu, które dedykowane są dla działu administracyjnego i charakteryzują się odpowiednio dobraną specyfikacją. Pozwala to na stworzenie i edycję różnych profili w ramach aplikacji, nadając różne uprawnienia i wartości dla każdego z osobna. Dla każdej grupy administracyjnej można zastosować taki sam schemat. Jak to wygląda w praktyce?

Ustawienia są przetwarzane i zamieszczane przez aplikację w chmurze dedykowanej. Podczas połączenia z nią dochodzi do synchronizacji, dzięki czemu wszystkie dane są poprawiane na bieżąco. Ustawienie domyślne zakłada przeprowadzenie tego procesu dokładnie po dokonaniu zmian w danym profilu. W przypadku gdyby jednak brakowało synchronizacji zaraz po dokonaniu zmian, aplikacja ma wyznaczony kalendarz podjęcia kolejnych prób. Zwykle odbywa się co 15 minut. 

Status profili

Zarządzanie profilami w aplikacji JobRouter obejmuje oczywiście przetwarzanie statusów poszczególnych profili. Są one przydzielane do określonych urządzeń i użytkowników, z podstawowym podziałem na nieaktywne i aktywne profile. Jeśli chodzi o profile aktywne, tutaj ustawienia są nadpisywane z każdą kolejną synchronizacją, mając na uwadze że każde urządzenie może mieć przypisany jeden profil główny oraz udzielony dostęp do innych. 

W przypadku profili nieaktywnych sprawa jest prostsza. Masz możliwość stworzenia nieograniczonej ilości takich rekordów, a ich status nie ma przełożenia na ustawienia aplikacji na innych urządzeniach. Rekordy nieaktywne mają kilka funkcji. Po pierwsze są związane z historią profili i archiwizacją danych. Po drugie mogą być swoistym backupem w przypadku sytuacji kryzysowych (m.in. cyberbezpieczeństwo - gdzie w przypadku wykrycia nieprawidłowości, aplikacja blokuje dostęp do poszczególnych danych i funkcjonalności). 

Atrybuty i hierarchia profil

Ze względu na uprawnienia i rolę poszczególnych profili, można ustawić je w pożądanej hierarchii oraz przypisać im atrybuty, które ułatwią zarządzanie aplikacją oraz procesami i mieć pieczę nad ich bezpieczeństwem. Wspomniane atrybuty mają za zadanie m.in. przekazać informację czy i jakie informacje modyfikowane w ramach profilu mają być udostępnione poszczególnym użytkownikom oraz przeniesione na profile potomne. Te ostatnie to nic innego jak kolejne elementy w hierarchicznej układance kont, tak by podejmowane kroki mogły być widoczne i zatwierdzane przez profile o wyższym statusie. Utworzenie profilu o charakterze dziedzicznym pozyskuje ustawienia od konta nadrzędnego poprzez ustawienie konta administracyjnego w opcjach. Profile użytkowników mobilnych nie oddziałują na inne profile poprzez hierarchię grup administracyjnych.


Klienci i partnerzy

partner i2m RICOH
partner i2m Easy Robots

Ostatnie artykuły