Obieg dokumentów w JobRouter

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że tradycyjny obieg dokumentów - czyli trzymanie ich tylko w wersji papierowej - jest już nieaktualny. W ciągu ostatniej dekady digitalizacja dokumentacji została wprowadzona w prawie wszystkich firmach iz każdym rokiem coraz częściej zastępuje tradycyjne metody zarządzania dokumentami. To dużo skuteczniejsze rozwiązanie. Przynajmniej w teorii. Jeśli obieg dokumentów w firmie nie jest zorganizowany prawidłowo, same wersje elektroniczne nie usprawnią zarządzania nimi. Konieczne jest wypracowanie procedur, aw przypadku większych firm korzystanie ze specjalistycznych narzędzi.

Cyfrowy obieg dokumentów - kluczowe elementy


Firmy dążą do usprawnienia obiegu dokumentów, wiedzą, że w dzisiejszych czasach nie mogą obejść się bez ich digitalizacji. Drugim kluczowym elementem jest optymalizacja procesu zarządzania i przechowywania. Samo przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej ma wiele zalet:


  • zarządzanie nimi jest szybsze,
  • łatwiej znaleźć potrzebne faktury lub umowy,
  • mają do nich dostęp jednocześnie pracownicy różnych działów,
  • nie potrzeba miejsca na przechowywanie dokumentów


Jednak wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów. Wśród nich możemy zaliczyć:


  • Bezpieczeństwo danych - faktury i umowy często zawierają dane wrażliwe, do których dostęp powinny mieć tylko upoważnione osoby.
  • Właściwa kategoryzacja i oznakowanie dokumentów - dokumenty powinny być podzielone w taki sposób, aby wyszukiwanie potrzebnego pliku i praca nad nim była łatwa.
  • Dostosowanie przepływu dokumentów elektronicznych do procedur już istniejących w firmie
  • Ryzyko popełnienia błędów przy wyborze systemu, który nie jest intuicyjny w obsłudze lub przyjęcie niejasnych procedur.


Z technicznego punktu widzenia digitalizacja zasobów sprowadza się najczęściej do przygotowania instrukcji obiegu dokumentów w firmie i stworzenia miejsca w sieci lub korzystania z aplikacji, do której mają się udać - i do której wyznaczeni pracownicy firmy mieć dostęp. Jobrouter pełni tę rolę.


Dzięki temu osoby, które muszą zapoznać się z tymi dokumentami, mogą to zrobić szybciej niż w wersji papierowej. Taki system jest skuteczny zwłaszcza w dużych firmach, które przetwarzają dziesiątki lub setki faktur czy umów i potrzebują systemu, który pozwoli na sprawny przepływ informacji. Ale dlaczego? O tym poniżej..


Problemy generowane przez brak nowoczesnego obiegu dokumentów w firmie


Firmy, które nie używają dokumentów elektronicznych - lub wybierają niedoskonałe systemy elektronicznego obiegu dokumentów - borykają się z licznymi problemami. Najważniejsze z nich są warte uwzględnienia:


  • Przetwarzanie, archiwizacja, a następnie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów jest czasochłonne, co zwiększa koszty związane z zarządzaniem dokumentami.
  • Istnieje duże ryzyko popełnienia błędu, utraty ważnego dokumentu lub faktury, niedotrzymania terminów spłaty lub wycieku danych - a każdy taki błąd może mieć negatywne konsekwencje dla firmy.
  • Problemy z obiegiem dokumentów mogą również wprowadzać zamieszanie podczas realizacji projektów czy w kontaktach z klientami - co powoduje, że pracownicy tracą więcej czasu, wiąże się z wyższymi kosztami, a także szkodzi jakości świadczonych przez firmę usług.


Elektroniczny system obiegu dokumentów zaprojektowany z myślą o potrzebach i procesach organizacji może pomóc przezwyciężyć wszystkie te bolączki. Sprawny obieg dokumentów zmniejsza koszty zarządzania dokumentami, eliminuje ryzyko wielu błędów i upraszcza procedury.


Obieg dokumentów z Jobrouter


Gotowy system elektronicznego obiegu dokumentów daje większe możliwości. Na przykład niektóre programy pozwalają na kategoryzowanie wprowadzanych do nich dokumentów lub przypisywanie im różnych statusów. Takie rozwiązania nadają się do organizacji i monitorowania istniejących procesów, a następnie modelowania optymalizacji całego procesu. Istotną rolę odgrywa tutaj możliwość wprowadzenia niestandardowych zmiennych, elastyczność, odpowiedni zestaw narzędzi i funkcji, intuicyjność obsługi i zarządzanie.


Rozwiązanie jest dostosowane do potrzeb szeroko rozumianych przedsiębiorstw i branż. O ile system wymagany w organizacji nie jest niszą i nie wymaga wysoce spersonalizowanego układu funkcji pod względem wymagań (np. Niektóre zamówienia rządowe), aplikacja nadaje się do projektów w różnych typach organizacji (małe-średnie -duże przedsiębiorstwa i projekty). Decyduje się na to coraz więcej firm, zwłaszcza tych większych - ponieważ pozwala to usprawnić i przyspieszyć procesy, ułatwić pracę wielu działom i wyeliminować ryzyko popełnienia błędu. Tak więc w dłuższej perspektywie inwestycja okazuje się opłacalna.


Co wziąć pod uwagę przy wyborze aplikacji?


Korzystanie z elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala obniżyć koszty zarządzania dokumentami, przyspieszyć procedury, usprawnić określone procesy, wyeliminować błędy popełniane przez pracowników oraz poprawić jakość obsługi klienta. Dostarczony produkt jest szybki, wydajny i skalowalny oraz posiada specjalne funkcje, o które dbał klient. Np. Przy wprowadzaniu dokumentów wymaga podania tylko niezbędnych danych, a spedycja dokumentów została zaprojektowana tak, aby odpowiadała obiegowi firmowemu. Pozwala to zaoszczędzić czas, alokować koszty do odpowiedniego projektu i miejsca w organizacji, oceniać potencjał przepływów pieniężnych oraz monitorować procesy przepływu informacji. Co jeszcze daje odpowiednio dobrana aplikacja?



  • Dostosowanie zasad działania programu do procesów już istniejących wewnątrz firmy - dotyczy to zarówno sposobu wprowadzania dokumentów (np. Wymaganych danych), możliwości nadania im wybranych statusów, odpowiedniej kategoryzacji, jak i późniejszego przekazywania kolejnych pracowników.
  • Wiemy, gdzie dokument jest przechowywany.
  • Monitorujemy termin płatności.
  • Mamy dostęp do historii obiegu dokumentów, co jest szczególnie istotne w kontroli np. Audytach podatkowych i procesowych.
  • Kadra menedżerska dba o to, aby koszyki zostały prawidłowo przyporządkowane do zespołów i projektów.
  • Menedżerowie czuwają nad przepływem gotówki. Wie, czy wystarczy pieniędzy na spłatę zobowiązań.
  • Łatwy dostęp online do dokumentów przy jednoczesnej kontroli uprawnień użytkowników
  • Skalowalność - system może obsłużyć nawet tysiące dokumentów
  • Szybka akcja - pracownicy spędzają mniej czasu zarówno na wprowadzaniu dokumentów do systemu, jak i na późniejszym zarządzaniu nimi
  • Intuicyjna obsługa - dedykowane systemy, usprawniające elektroniczny obieg dokumentów, tworzone są według zasad UX, w oparciu o rozpoznanie potrzeb i oczekiwań klienta. Dzięki temu korzystanie z niezbędnych dla danej firmy opcji jest intuicyjne, a pracownicy mogą z łatwością wdrożyć nowy sposób działania
  • Mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wypełnianiu dokumentów
  • Możliwość wprowadzenia dodatkowych funkcjonalności, istotnych w danej firmie - na przykład OCR, który pozwala na odczyt danych z pliku pdf i na tej podstawie automatycznie uzupełnia pola dokumentu
  • Poprawa przepływu informacji
  • Bezpieczeństwo danych, dane współczujące - np. Dane osobowe
  • Możliwość stworzenia mobilnej wersji systemu, która umożliwi obsługę z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.



Wdrożenie takiego procesu jak ujednolicony obieg dokumentów eliminuje wiele przeciwności i opóźnień w ramach wykonywanych zadań. Nie tylko upraszcza sposób obsługi dokumentów przez firmę, ale także przywraca cenny czas na wykonywanie innych czynności przekładających się na efektywność organizacji i realizację celów biznesowych.


Klienci i partnerzy

partner i2m RICOH
partner i2m Easy Robots

Ostatnie artykuły